O controle de estoque é a atividade responsável por monitorar o fluxo de produtos de uma empresa.
O principal objetivo é garantir quantidades suficientes para atender a demanda de vendas, mas sem gerar excessos que possam causar aumento dos custos e do risco de perdas.
Pensando nisso, resolvemos listar 7 cuidados (e uma dica bônus) essenciais para garantir um bom planejamento e uma gestão aprimorada, conquistando resultados mais satisfatórios. Quer saber quais são eles? Então continue conosco e confira agora mesmo!
1. Padronização no cadastro dos itens
O primeiro passo para garantir um bom planejamento e controle de estoque na sua empresa é criar um padrão para o registro dos itens. Nesse caso, o ideal é definir apenas um código e uma descrição para cada tipo de produto.
Dessa forma, evita-se criar duplicidades que podem gerar o chamado “furo de estoque” — quando há divergências nas informações e nas quantidades disponíveis. Isso ajuda bastante na localização dos materiais, na realização de inventários e na organização das vendas, por exemplo.
2. Registro de todas as entradas e saídas
Outro ponto importante para manter um bom planejamento e controle de estoque é o registro de todas as movimentações que acontecem dentro do estoque. Essas informações a respeito do lançamento de entradas e saídas podem servir como base para a criação de análises importantes e a tomada de decisão.
Um bom exemplo disso é a identificação do giro dos produtos, que é o período em que o item fica dentro do armazém, até que seja vendido ou, em outras palavras, a frequência de reposição dessa mercadoria dentro de um determinado período.
Vale ressaltar que os casos de trocas e devoluções também devem ser devidamente registrados, a fim de evitar problemas com furos de estoque.
3. Padronização do armazenamento
Assim como o registro dos itens, o ideal é padronizar a forma como eles são armazenados. Isso quer dizer criar uma organização dentro do estoque para que seja mais fácil e ágil encontrar as locações de cada produto.
Para isso, deve-se criar “endereços” específicos para os materiais e evitar que eles se misturem, ou que tenha mais de um em uma mesma localização.
Além disso, vale a pena criar um método que ajuda a melhorar a produtividade: os itens que são mais vendidos devem estar a uma altura fácil de alcançar, enquanto os que têm pouca saída podem ser colocados em locais mais elevados, por exemplo.
4. Otimização do espaço disponível
Otimizar o espaço disponível também é uma forma de melhorar o controle de estoque, ao mesmo tempo em que se alcança melhor aproveitamento da estrutura do negócio.
Para isso, vale a pena investir na verticalização, adotando o uso de prateleiras, por exemplo, que permitem organizar os produtos sem que tenha que utilizar uma área muito grande.
Com um espaço bem organizado e um bom planejamento, torna-se mais fácil realizar os inventários de materiais, sem contar que a produtividade é aumentada, visto que deixa-se de perder tempo procurando as mercadorias que compõem um pedido.
5. Elaboração de análises
Análises são sempre grandes aliadas de uma boa gestão. São elas que permitem compreender uma operação e definir ações de melhorias e elaborar novas estratégias.
Uma delas é a previsão de demanda, que consiste na elaboração de estimativas de vendas para os próximos períodos, com base no histórico de movimentações e no comportamento dos seus clientes.
Outra que vale a pena acompanhar é a curva ABC, que consiste na classificação dos itens como sendo muito relevantes ou pouco relevantes, considerando a fatia que eles representam no faturamento e a margem de lucro alcançada com a venda.
Dessa forma, temos:
- Itens classe A: são aqueles produtos que possuem um valor agregado mais alto e, como consequência, geram um lucro maior para o negócio quando são vendidos. Porém, não possuem alto volume de saída;
- Itens classe B: são os itens mais vendidos na empresa e, por isso, geram uma boa margem de lucro. Portanto, devem ser os disponíveis em estoque;
- Itens classe C: são pouco vendidos, não impactam no faturamento de forma considerável e, por consequência, o lucro é baixo. O ideal é manter quantidades bem baixas, somente o suficiente para não deixar de atender algum cliente que possa procurar por esse material.
Essa análise ajuda a compor melhor o estoque da sua loja, já que ela mostra quais são os produtos mais promissores e quais apresentam riscos de ficarem obsoletos no armazém.
Acompanhar o giro do estoque também é fundamental para garantir um bom planejamento e controle de estoque. Como dito anteriormente, essa informação indica qual é o tempo médio de reposição dos itens, ou seja, torna-se possível saber qual é a frequência em que esses produtos devem ser adquiridos, de forma a evitar a falta dele no estoque.
Com essas análises, o gestor já consegue compreender melhor de que forma deve compor o seu estoque para evitar prejuízos decorrentes da perda de uma venda por indisponibilidade, ou pela perda dos materiais, acarretada pelo excesso ou falta de saída.
6. Acompanhamento de indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho — também chamados de KPIs (sigla em inglês) — são ferramentas de gestão que fornecem uma visão dos resultados das atividades dentro da empresa. Por meio deles, consegue-se saber se o desempenho está aquém do esperado, ou se foi satisfatório.
A partir desses dados, torna-se possível identificar problemas, suas possíveis causas e elaborar ações que ajudem a solucioná-los. Da mesma forma, também pode-se apontar quais são os pontos que apresentam oportunidades de melhorias e o que pode ser feito para alcançar uma performance mais satisfatória.
Entre os indicadores mais relevantes para o controle de estoque, podemos citar:
- Giro do produtos;
- Índice de perdas: avarias (danos), extravios, obsolescência e perecibilidade, por exemplo;
- Percentual de pedidos atendidos: de todos os clientes que chegam para comprar, quantas vendas são fechadas no total? Qual é o percentual de negociações que não foram fechadas por falta de itens no estoque?;
- Acuracidade de inventário (falaremos adiante).
Os indicadores de desempenho, aliados a análises, permitem que o gestor possua uma visão bem ampla, mas, ao mesmo tempo, bem detalhada de como as operações se comportam.
Com base nisso, possa montar um bom planejamento e criar alternativas que ajudem a direcionar as ações para o alcance dos objetivos desejados.
No entanto, é preciso ter o cuidado ao elaborar esses controles: o ideal é contar com KPIs que ajudem a levantar dados relevantes para a realização de uma boa gestão. Caso contrário, corre-se o risco de criar diversas planilhas, mas que não levam a lugar algum.
7. Realização de inventários periódicos
Os inventários — também conhecidos como balanço de estoque — são atividades realizadas de tempos em tempos, em que se faz a contagem dos itens disponíveis no armazém, a fim de verificar se as quantidades disponíveis são coerentes com as informações constantes nos controles.
Um resultado com alta acuracidade representa informações alinhadas e um alto nível de acerto entre o estoque físico e o estoque contábil (controle) e é o ideal para uma boa gestão, pois representa um bom planejamento e uma boa sinergia entre a rotina operacional com a atualização dos dados usados no acompanhamento.
Porém, para que o desempenho seja ainda melhor, o ideal é realizar essas atividades periodicamente, mas com uma proporção menor — inventariando uma área do estoque a cada mês, por exemplo — com a frequência a ser definida de acordo com a necessidade do estoque.
Com essa estratégia, consegue-se identificar falhas com mais rapidez e corrigi-las antes que o problema se torne ainda maior e com consequências mais graves (como a perda de uma venda), além do fato de conseguir manter o estoque sempre organizado e com informações atualizadas.
8. BÔNUS – Investimento em tecnologia para controle de estoque
O uso da tecnologia nas empresas tem deixado, cada vez mais, de ser um luxo para se tornar uma necessidade. Apesar de muitos gestores ainda verem a contratação de um sistema como um gasto, essa ferramenta proporciona diversos benefícios para o negócio, tornando a relação custo-benefício muito satisfatória.
Atualmente, já é possível contar com soluções completas, como o ERP, por preços justos. Esse tipo de software, além de ajudar no controle de estoque, automatiza diversas áreas do negócio, fazendo com que rotinas de vendas, financeira, compras, logística e fiscal, por exemplo, sejam executadas com mais precisão e agilidade.
Entre as principais vantagens que podem ser alcançados com implementação dessa solução, podemos citar:
- Diminuição do risco de erros e necessidade de retrabalhos;
- Aumento da produtividade;
- Compartilhamento automático de informações entre processos relacionados;
- Redução de custos;
- Possibilidade de gerar relatórios que ajudam na elaboração de análises e indicadores de desempenho;
- Segurança das informações;
- Aumento da eficiência.
Como podemos ver, existem diversas maneiras de garantir um bom controle de estoque dentro da empresa. Isso é crucial para o sucesso do negócio, principalmente devido ao fato de que essa rotina está diretamente ligada ao atendimento aos clientes e aos custos operacionais — duas questões fundamentais para a perenidade do negócio.
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