Definir e estruturar processos são pontos fundamentais para a gestão de uma agência de publicidade. Com processos bem definidos, você é capaz de visualizar e controlar a execução de todo o trabalho realizado por sua equipe para eliminar erros que podem prejudicar o seu sucesso.
Processos bem estruturados também permitem que cada membro de sua equipe saiba o que esperar de si e dos outros, o que aumenta sua eficiência e escalabilidade.
Se você tem dúvidas sobre como estruturar processos em sua agência de publicidade, fique tranquilo. Neste post vamos dar 7 dicas para você ser bem-sucedido nesse desafio. Confira!
Identifique os objetivos do processo
Para que a estruturação dos processos em sua agência seja eficiente, é muito importante identificar os objetivos de cada um deles.
Entenda qual é o papel de cada processo na execução dos trabalhos de sua equipe, quais benefícios ele poderá gerar e comunique isso para todos os membros do grupo. Dessa forma, você garante o engajamento de todos, o que vai facilitar a gestão.
Priorize os processos mais importantes
Em uma agência de publicidade não existe apenas um processo. São várias ações que precisam ser realizadas simultaneamente e que vão ajudá-lo a atender aos desejos de seus clientes.
Por isso, é muito importante que você identifique quais processos devem ser priorizados e quais devem gerar mais resultados no médio e longo prazo.
Mapeie cada etapa do processo
O próximo passo para construir processos eficientes é criar subsídios para que você saiba exatamente como está o seu andamento e quanto falta para ele ser finalizado.
Para fazer isso, é preciso que você crie uma lista de atividades e defina a ordem em que elas devem ser realizadas. É muito importante também que você faça uma descrição destas atividades e dos caminhos lógicos que sua equipe deve seguir.
Com o mapeamento de cada etapa do processo, você terá uma visão macro de sua execução e isso permite a identificação de falhas e problemas com maior facilidade.
Treine sua equipe
O treinamento é uma peça chave para a estruturação de processos bem-sucedidos. Por isso, toda sua equipe precisa estar ciente de cada detalhe do processo, bem como as melhores práticas a serem seguidas.
Esse treinamento deve ir além da utilização correta das ferramentas de trabalho, pois ele abrange como se comportar em cada situação.
Documente cada processo da agência de publicidade
Um erro muito comum na criação de processos em agências de publicidade é a falta de documentação. Sem que cada etapa do processo esteja documentada e acessível para todos, é natural que alguns passos sejam omitidos — o que pode prejudicar o resultado final.
Por esse motivo, não deixe de documentar em detalhes todo o processo. A estrutura de fluxograma é muito útil nestes casos, pois ela permite que ele seja visualizado de forma rápida e sem abrir espaço para diferentes interpretações do que precisa ser executado.
Adote ferramentas que auxiliem a estruturar processos
Quando utilizadas para estruturar processos, algumas ferramentas permitem identificar os aspectos que podem ser aperfeiçoados para ajudar sua agência crescer. A seguir, você confere algumas sugestões.
Sistemas para a otimização do Ciclo PDCA
PDCA vem da sigla em inglês Plan, Do, Check e Act. Trata-se de uma metodologia de gestão que busca a interação e adequação constante de quatro passos: Planejar, Agir, Checar e Ajustar. A partir de repetições, o negócio consegue identificar melhorias contínuas e, dessa forma, entregar produtos e serviços mais enxutos. Confira cada passo:
- planejar refere-se aos objetivos e metas e quais passos serão necessários para chegar até elas;
- agir refere-se à implementação do planejamento, mas também a coleta de dados para mapeamentos e análises futuras;
- checar é o estudo dos resultados para comparação com o esperado — os objetivos da primeira fase;
- ajustar são as ações corretivas verificadas a partir dos resultados reais e dos planejados. A premissa aqui é analisar as diferenças, determinar duas causas. A partir daí o ciclo recomeça.
Existem softwares baseados no método que viabilizam o registro, execução e medição dos resultados, entretanto também é possível desenvolver planilhas para Excel para os mesmos fins.
Matriz GUT (planilha Excel)
Essa ferramenta prioriza a solução de problemas. Seu intuito é classificar os problemas encontrados e enfrentados pela empresa de acordo com a Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).
Gravidade
Sua análise leva em conta a intensidade do problema, bem como seu impacto caso não seja solucionado. Os danos que podem causar são avaliados de forma quantitativa e qualitativa, ou seja, um problema grave ocasiona danos irreversíveis como falência, perda do capital ou danos à imagem da empresa.
A pontuação obedece aos seguintes critérios:
- não há gravidade;
- pouco grave ou com pouca relevância;
- grave;
- muito grave;
- extremamente grave.
Urgência
É a análise da pressão relativa ao tempo determinado para resolver determinadas situações. Geralmente, leva o prazo para a resolução de problemas e sua classificação está ligada a prazos definidos por lei, por perda caso não haja solução, tempo de resposta, entre outros fatores.
A pontuação obedece aos seguintes critérios:
- pode ser deixado para depois;
- pouco urgente;
- urgente, requer atenção no curto prazo;
- muito urgente;
- necessidade de ação imediata.
Tendência
Está ligada a fatores internos e externos que ditam a tendência ou evolução da situação — se tende a ser resolvida ou seu agravamento. Aqui também é levado em consideração o desenvolvimento que o problema terá se não existir uma ação efetiva para solucioná-lo.
A pontuação obedece aos seguintes critérios:
- nada irá mudar;
- vai mudar ou vai piorar a longo prazo;
- vai piorar a médio prazo;
- vai piorar a curto prazo;
- vai piorar rapidamente.
Os gestores podem fazer o download de um modelo de Matriz GUT ou desenvolver a sua própria planilha a partir da listagem dos problemas, classificação, ranqueamento, análise e planos de ação da empresa.
Google Drive
Associado ao Google Docs, o Google Drive oferece uma infinidade de ferramentas que permite que o time da agência crie documentos de textos, planilhas, apresentações, formulários, mapas, layouts e outros formatos. Alinhado à sua capacidade de armazenamento e compartilhamento de arquivos, a agência tem uma estrutura de produção adequada para diferentes tarefas.
Arquivos, pastas e demais documentos são compartilhados apenas com os envolvidos, conforme as condições de permissão. Dessa forma, eles são partilhados publicamente ou apenas com colaboradores e gestores específicos — e pode ser definido por exemplo, quem pode editar (de uma infinidade de dispositivos com acesso à internet), ou apenas visualizar o documento em questão.
A facilidade de uso, a acessibilidade e a gratuidade de muitas ferramentas são alguns dos benefícios dos recursos do Google Drive, que ainda permite edições offline e sincronização automática ao conectar o dispositivo à internet.
Melhore o processo sempre que possível
Nenhum processo é infalível. Mesmo que sejam bem construídos e sigam uma lógica bastante clara, é natural que ajustes nos processos criados para sua agência sejam realizados com foco em melhores resultados.
Por isso, esteja sempre atento para localizar inconformidades, pontos que geram atrasos e outros gargalos que podem ser otimizados. Estruturar processos de forma eficiente vai evitar desperdícios, aumentar a produtividade e garantir melhores resultados para a agência.
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