Sabemos que o core business (essência do negócio) de uma agência de publicidade é ajudar os clientes a alcançarem o sucesso com a propaganda e marketing do seu negócio. Mas, além dessa atividade-fim, existem as atividades-meio. A gestão financeira da agência é um exemplo.
Se ela não tiver a devida atenção, toda a estrutura do negócio pode ficar comprometida com o tempo, perdendo força competitiva no mercado. Mas, se for bem-feita, pode ajudar a agência crescer de forma sustentável. Então, fique atento às dicas que daremos a seguir e dê uma guinada nas finanças da agência.
1. Crie um fluxo de caixa para organizar as contas
Não importa se você fará isso em um bloco de papel, planilha eletrônica ou software de computador. Apesar do terceiro recurso ser a opção mais recomendada, o mais importante agora é apenas montar um fluxo de caixa. Essa é uma ferramenta que permite o registro de todas as receitas (entradas de dinheiro) e despesas (saídas de dinheiro) do caixa, e também das contas bancárias da agência.
Com esse controle, não é só a organização que será melhorada, mas também tornará mais fácil visualizar onde a agência gasta mais, identificar desperdícios, encontrar oportunidades para economizar, planejar compras com base nas contas a receber e a pagar, projetar resultados futuros etc.
2. Registre todas as operações financeiras
Depois de montar um esqueleto para o fluxo de caixa (linhas e colunas com espaços para anotações em branco), é hora de começar os registros. Não deixe passar nenhuma operação financeira, por menor que seja o valor, pois o resultado final do fluxo de caixa mensal deve bater com os valores presentes no caixa e nas contas bancárias.
A verificação das contas bancárias pode ser feita pelo próprio computador, por meio de acesso online. Esse processo é crucial para haver conformidade entre o controle na empresa (teórico) com o que realmente há nas contas (prática).
3. Planeje despesas e investimentos
Com um fluxo de caixa sendo rigorosamente mantido, já é possível olhar para o futuro. De acordo com as compras e vendas realizadas a prazo (operações confirmadas, mas que ainda não envolveram entrada e saída de dinheiro), somadas à média de receitas recebidas e despesas pagas no dinheiro ou débito (pagamento à vista), é possível realizar uma projeção de quanto entrará e sairá das contas em cada época.
Essa projeção de resultados lhe dará uma visão clara sobre o saldo e servirá para programar encomendas ao fornecedor, pagamento da folha de salários e outros custos e despesas em épocas que o fluxo de caixa esteja no positivo (com dinheiro sobrando).
4. Utilize um software de gestão
Lembra quando mencionamos que o software de computador seria a melhor opção para a gestão financeira da agência? Adotar planilhas eletrônicas é mais eficiente do que os blocos de papel, por facilitar alterações nos registros, criar funções para cálculos automáticos, armazenar os dados no computador e permitir o compartilhamento online.
Mas, se você quiser maior segurança contra acessos não autorizados, proteção contra perdas e roubos de dados, além de promover uma maior integração das finanças com todos os setores da agência, um software de gestão financeira será a melhor solução. Além disso, ele oferece recursos de nuvem que tornam o serviço ainda mais otimizado.
Como pôde ver, a gestão financeira da agência deve ganhar atenção especial, pois é responsável direta pela disponibilização dos recursos que a manterão funcionando. Siga essas dicas e garanta um desenvolvimento sustentável para o negócio!
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